Privacy Policy

    In sintesi — Athena è un'applicazione ad accesso riservato per la raccolta dati tramite scansione di codici a barre (inventario, ordini, controllo prezzi e operazioni simili), destinata esclusivamente al personale delle aziende clienti di Klio Softronic S.N.C. e dei suoi rivenditori. L'app non è disponibile al pubblico, non contiene pubblicità né acquisti in-app, e le immagini riprese dalla fotocamera per leggere i codici a barre non vengono mai salvate né trasmesse: la lettura avviene interamente sul dispositivo.
  

1. Titolare del trattamento

Campo	Informazione
Titolare	Klio Softronic S.N.C.
Sede legale	Viale Giacomo Matteotti, 66 — 00053 Civitavecchia (RM)
P.IVA	04822911006
Referente	Raffaele Bruzzese
Email	info@klio.it
Server applicativo	Infrastruttura cloud di Klio Softronic S.N.C.
Piattaforma	Android e iOS (smartphone / tablet)

2. Ambito di applicazione e accesso riservato

App privata. Athena non è disponibile al pubblico generico. L'accesso è consentito esclusivamente a operatori muniti di un dispositivo aziendale registrato, con credenziali rilasciate dal rivenditore o dall'azienda cliente tramite il pannello gestionale di Klio Softronic S.N.C.

La presente informativa si applica a tutti gli utenti dell'applicazione Athena e descrive le modalità di raccolta, utilizzo e protezione dei dati personali nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003.

Athena è distribuita secondo un modello a più livelli: Klio Softronic S.N.C. gestisce la piattaforma; i rivenditori gestiscono le proprie aziende clienti; ogni azienda cliente configura i propri dispositivi, il proprio server FTP e le tipologie di raccolta dati che intende usare (vedi sezione 8).

3. Dati raccolti e finalità

Dato	Finalità	Base giuridica (GDPR)	Conservazione
Credenziali di accesso (username e password del dispositivo)	Autenticazione del dispositivo presso il server Athena	Esecuzione del contratto (Art. 6.1.b)	La password non viene mai salvata dall'app; solo il token di sessione viene conservato localmente
Token di sessione	Mantenimento della sessione attiva senza richiedere il login ad ogni avvio	Legittimo interesse (Art. 6.1.f)	Per un periodo limitato o fino alla disconnessione/revoca, salvato in area protetta del sistema operativo
Identificativo hardware del dispositivo (Android ID / identifierForVendor iOS)	Associare la licenza a un singolo dispositivo fisico, per il controllo delle licenze attive	Esecuzione del contratto (Art. 6.1.b)	Conservato sul server finché il dispositivo resta associato alla licenza; azzerabile dal gestionale ("Sblocca associazione hardware")
Indirizzo IP e user agent (ai tentativi di accesso)	Prevenzione di accessi non autorizzati (rate limiting) e audit di sicurezza	Legittimo interesse (Art. 6.1.f)	Fino a 3 mesi, poi cancellati automaticamente
Codice stazione / codice terminale	Identificare il punto vendita/reparto e il singolo apparecchio nei file esportati	Esecuzione del contratto (Art. 6.1.b)	Fino alla disattivazione del dispositivo
Dati di rilevazione (codici a barre letti, quantità, lotto, scadenza, note)	Funzione principale dell'app: raccolta dati di inventario/magazzino per conto dell'azienda cliente	Esecuzione del contratto (Art. 6.1.b)	Sul dispositivo fino all'esportazione (locale/FTP); lato server, secondo le policy dell'azienda cliente — vedi sezione 8

I dati di rilevazione riguardano principalmente prodotti e merce, non persone: possono tuttavia costituire dati personali se riconducibili a un operatore identificabile (es. tramite il dispositivo assegnato), motivo per cui sono comunque trattati secondo i principi del GDPR.

4. Autenticazione e sessione

L'operatore accede inserendo username e password del dispositivo (forniti dall'azienda o dal rivenditore), oppure inquadrando con la fotocamera un QR code generato dal pannello gestionale, che contiene le stesse credenziali in forma cifrata (HTTPS/TLS) durante la trasmissione. Il server, in caso di autenticazione riuscita, restituisce un token di sessione opaco.

La password non viene mai salvata dall'applicazione. Il token di sessione viene conservato localmente in un'area cifrata e protetta dal sistema operativo del dispositivo, e utilizzato per rinnovare automaticamente la sessione, senza richiedere nuovamente le credenziali, fino alla sua scadenza naturale o alla revoca.

In caso di perdita o furto del dispositivo: contattare tempestivamente il proprio rivenditore o Klio Softronic S.N.C. per sospendere il dispositivo dal pannello gestionale — l'operazione revoca immediatamente il token attivo, senza attendere la scadenza naturale.

5. Fotocamera e scansione codici a barre

Nessuna immagine salvata o trasmessa. Quando la fotocamera è abilitata per la lettura dei codici a barre (o per l'accesso rapido tramite QR code), l'inquadratura viene analizzata esclusivamente sul dispositivo per riconoscere il codice: nessun fotogramma, foto o video viene mai salvato, archiviato o inviato a Klio Softronic S.N.C. o a terzi.

Il permesso fotocamera viene richiesto al primo utilizzo della funzione di scansione. Su iPhone/iPad, se il permesso viene negato, resta comunque disponibile l'inserimento manuale del codice. Su Android la fotocamera è opzionale: l'azienda può configurare in alternativa un lettore hardware esterno (che si comporta come una tastiera) o la sola digitazione manuale.

6. Dati salvati localmente sul dispositivo

L'app salva sul dispositivo, in un database locale non condiviso con altre app:

Il token di sessione e le informazioni essenziali del dispositivo autenticato (in area cifrata protetta dal sistema operativo);
Il catalogo articoli dell'azienda (codici, descrizioni, prezzi, giacenze), scaricato periodicamente via FTP per consentire la ricerca offline durante la scansione;
Le rilevazioni effettuate durante le sessioni di raccolta dati, fino a quando non vengono esportate (localmente, via cavo, o tramite FTP) ed eventualmente rimosse (in automatico o manualmente da Impostazioni, a seconda della configurazione dell'azienda);
Le preferenze locali dell'operatore (es. eventuali override delle impostazioni FTP/scanner/export, se modificate direttamente dall'app anziché dal gestionale).

Tutti i dati locali vengono eliminati automaticamente alla disinstallazione dell'app.

7. Comunicazioni con il server Athena

L'app comunica con il server applicativo di Klio Softronic S.N.C. tramite connessione HTTPS/TLS cifrata, per le seguenti finalità: autenticazione e rinnovo del token, download della configurazione dell'azienda (impostazioni FTP/scanner/export), sincronizzazione del codice stazione/terminale.

Nessuna terza parte pubblicitaria o di analisi. L'app non integra SDK pubblicitari, servizi di analisi (Firebase, Mixpanel, ecc.) né strumenti di tracciamento. Le uniche comunicazioni di rete sono verso il server Athena di Klio Softronic S.N.C. e verso i server FTP configurati dall'azienda cliente (vedi sezione successiva).

8. Trasmissione dati al server FTP dell'azienda cliente

Importante — server di terze parti configurati dal cliente. A differenza delle credenziali di accesso e dei dati di configurazione (gestiti da Klio Softronic S.N.C.), i dati di rilevazione raccolti dall'operatore (catalogo scaricato e file di sessione esportati) vengono trasmessi via FTP/FTPS a un server scelto e configurato autonomamente dall'azienda cliente nel pannello gestionale — che può coincidere con l'infrastruttura di Klio Softronic S.N.C. oppure essere un server proprio o di un ulteriore fornitore terzo dell'azienda cliente.

Klio Softronic S.N.C. agisce da responsabile del trattamento per la piattaforma Athena, ma non ha visibilità né controllo sui server FTP di destinazione scelti dalle singole aziende clienti, né sulle politiche di conservazione da esse applicate ai dati ivi trasferiti. Per informazioni sul trattamento dei dati esportati verso il proprio server FTP, l'operatore è invitato a rivolgersi direttamente alla propria azienda/datore di lavoro.

Le credenziali FTP vengono fornite all'app al momento del download della configurazione e utilizzate esclusivamente per stabilire la connessione FTP/FTPS con il server indicato dall'azienda cliente.

9. Dati non raccolti

L'app non raccoglie e non trasmette i seguenti dati:

Identificatori pubblicitari;
Dati di geolocalizzazione;
Fotografie, video o registrazioni audio (la fotocamera è usata solo per il riconoscimento in tempo reale dei codici a barre, vedi sezione 5);
Rubrica, microfono o altri sensori del dispositivo non necessari alla funzione di scansione;
Dati biometrici;
Dati di navigazione o comportamentali a fini pubblicitari;
Dati di pagamento (l'app non prevede acquisti in-app).

10. Conservazione e cancellazione

Dati locali (token, catalogo, rilevazioni non ancora esportate): conservati sul dispositivo fino all'esportazione/pulizia manuale o automatica, oppure fino alla disinstallazione dell'app.
Dati sul server Athena (credenziali dispositivo, identificativo hardware, codice stazione/terminale): conservati per la durata della licenza del dispositivo; i log di accesso (IP, esito, user agent) vengono cancellati automaticamente dopo 3 mesi.
Dati esportati via FTP: la conservazione è di competenza dell'azienda cliente proprietaria del server di destinazione (vedi sezione 8).

Per richieste di cancellazione o modifica dei dati presenti sul server Athena, contattare info@klio.it.

11. Sicurezza

Le misure di sicurezza adottate includono:

HTTPS/TLS per tutte le comunicazioni tra app e server Athena;
Nessuna memorizzazione della password sul dispositivo;
Token di sessione opachi, con hash salvato lato server (mai la versione in chiaro) e scadenza automatica;
Revoca immediata dei token in caso di sospensione/disattivazione del dispositivo dal pannello gestionale;
Limitazione dei tentativi di accesso (rate limiting) per account e per indirizzo IP, sia per l'app che per il pannello gestionale;
Nessuna immagine della fotocamera salvata o trasmessa in alcuna forma.

In caso di sospetta compromissione delle credenziali o smarrimento del dispositivo, contattare immediatamente il proprio rivenditore o info@klio.it.

12. Diritti dell'utente (GDPR)

Diritto	Descrizione
Accesso (Art. 15)	Ottenere copia dei propri dati personali trattati da Klio Softronic S.N.C.
Rettifica (Art. 16)	Correggere dati inesatti o incompleti.
Cancellazione (Art. 17)	Richiedere l'eliminazione dei propri dati. Per dati locali: disinstallare l'app. Per dati sul server Athena: contattare info@klio.it. Per dati esportati via FTP: rivolgersi alla propria azienda.
Limitazione (Art. 18)	Limitare il trattamento in determinate circostanze.
Portabilità (Art. 20)	Ricevere i propri dati in formato strutturato e leggibile.
Opposizione (Art. 21)	Opporsi al trattamento per legittimo interesse.
Revoca consenso (Art. 7)	Revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudizio della liceità del trattamento precedente.
Reclamo (Art. 77)	Rivolgersi al Garante per la Protezione dei Dati Personali.

Per esercitare i propri diritti relativi ai dati trattati da Klio Softronic S.N.C.: info@klio.it. Risposta entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta. Per i dati esportati verso il server FTP della propria azienda, rivolgersi direttamente ad essa in qualità di titolare di quel trattamento.

13. Minori

Athena è un'applicazione professionale destinata esclusivamente a operatori aziendali adulti nell'esercizio della propria attività lavorativa. L'app non è destinata a minori di 18 anni. Il Titolare non raccoglie consapevolmente dati di minori.

14. Modifiche

Klio Softronic S.N.C. si riserva il diritto di aggiornare la presente informativa. Le modifiche saranno pubblicate su questa pagina con l'aggiornamento della data di entrata in vigore. Per modifiche sostanziali verrà fornita adeguata comunicazione tramite il pannello gestionale o l'app.

15. Contatti

Klio Softronic S.N.C.
Referente: Raffaele Bruzzese
Email: info@klio.it

Normativa applicabile: Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e D.Lgs. 196/2003 (Codice Privacy italiano).

    Summary — Athena is a restricted-access application for barcode-based data collection (inventory, orders, price checks and similar operations), intended exclusively for staff of Klio Softronic S.N.C.'s client companies and their resellers. The app is not publicly available, contains no advertising or in-app purchases, and images captured by the camera to read barcodes are never saved or transmitted: recognition happens entirely on the device.
  

1. Data Controller

Field	Information
Data Controller	Klio Softronic S.N.C.
Registered Address	Viale Giacomo Matteotti, 66 — 00053 Civitavecchia (RM), Italy
VAT Number	IT 04822911006
Contact Person	Raffaele Bruzzese
Email	info@klio.it
Application Server	Klio Softronic S.N.C.'s cloud infrastructure
Platform	Android and iOS (smartphone / tablet)

2. Scope and Restricted Access

Private application. Athena is not available to the general public. Access is granted exclusively to operators using a registered company device, with credentials issued by the reseller or the client company through Klio Softronic S.N.C.'s management panel.

This policy applies to all users of the Athena application and describes how personal data is collected, used, and protected in accordance with Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) and Italian Legislative Decree 196/2003.

Athena is distributed through a multi-tier model: Klio Softronic S.N.C. operates the platform; resellers manage their own client companies; each client company configures its own devices, its own FTP server, and the data-collection types it intends to use (see section 8).

3. Data Collected and Purposes

Data	Purpose	Legal Basis (GDPR)	Retention
Login credentials (device username and password)	Device authentication with the Athena server	Contract performance (Art. 6.1.b)	Password is never stored by the app; only the session token is kept locally
Session token	Maintaining an active session without requiring login on every launch	Legitimate interest (Art. 6.1.f)	For a limited period or until sign-out/revocation, stored in a protected OS area
Device hardware identifier (Android ID / iOS identifierForVendor)	Binding a licence to a single physical device, for active-licence control	Contract performance (Art. 6.1.b)	Stored on the server for as long as the device stays bound to the licence; can be reset from the management panel ("unbind hardware")
IP address and user agent (on login attempts)	Preventing unauthorised access (rate limiting) and security auditing	Legitimate interest (Art. 6.1.f)	Up to 3 months, then automatically deleted
Station code / terminal code	Identifying the store/department and the individual device in exported files	Contract performance (Art. 6.1.b)	Until the device is deactivated
Collection data (scanned barcodes, quantity, batch, expiry, notes)	The app's core function: inventory/warehouse data collection on behalf of the client company	Contract performance (Art. 6.1.b)	On device until export (local/FTP); server-side, per the client company's own policies — see section 8

Collection data primarily concerns products and goods, not people: it may nonetheless qualify as personal data where traceable to an identifiable operator (e.g. via the assigned device), which is why it is handled in accordance with GDPR principles regardless.

4. Authentication and Session

The operator signs in by entering the device's username and password (provided by the company or reseller), or by pointing the camera at a QR code generated in the management panel, which carries the same credentials, encrypted (HTTPS/TLS) in transit. Upon successful authentication, the server returns an opaque session token.

The password is never stored by the application. The session token is saved locally in an encrypted area protected by the device's operating system, and used to automatically renew the session, without requiring the user to re-enter credentials, until it naturally expires or is revoked.

If your device is lost or stolen: contact your reseller or Klio Softronic S.N.C. immediately to suspend the device from the management panel — this immediately revokes the active token, without waiting for natural expiry.

5. Camera and Barcode Scanning

No image is ever saved or transmitted. When the camera is enabled for barcode reading (or for quick sign-in via QR code), the camera feed is analysed exclusively on the device to recognise the code: no frame, photo or video is ever saved, stored, or sent to Klio Softronic S.N.C. or any third party.

Camera permission is requested the first time the scanning feature is used. On iPhone/iPad, if permission is denied, manual code entry remains available. On Android, the camera is optional: the company can instead configure an external hardware reader (which behaves as a keyboard) or manual entry only.

6. Data Stored Locally on Device

The app stores on the device, in a local database not shared with other apps:

The session token and essential information about the authenticated device (in an OS-protected encrypted area);
The company's product catalogue (codes, descriptions, prices, stock levels), downloaded periodically via FTP to enable offline lookup during scanning;
Collection entries recorded during data-collection sessions, until exported (locally, via cable, or via FTP) and, depending on the company's configuration, removed automatically or manually from Settings;
The operator's local preferences (e.g. any FTP/scanner/export setting overrides made directly in the app instead of the management panel).

All local data is automatically deleted upon uninstallation.

7. Communications with the Athena Server

The app communicates with Klio Softronic S.N.C.'s application server over an encrypted HTTPS/TLS connection, for the following purposes: authentication and token renewal, downloading the company's configuration (FTP/scanner/export settings), and synchronising the station/terminal code.

No advertising or analytics third parties. The app does not integrate advertising SDKs, analytics services (Firebase, Mixpanel, etc.) or tracking tools. The only network communications are with Klio Softronic S.N.C.'s Athena server and with the FTP server(s) configured by the client company (see next section).

8. Data Transmission to the Client Company's FTP Server

Important — third-party servers configured by the client. Unlike login credentials and configuration data (managed by Klio Softronic S.N.C.), collection data gathered by the operator (the downloaded catalogue and exported session files) is transmitted via FTP/FTPS to a server chosen and configured independently by the client company in the management panel — which may be Klio Softronic S.N.C.'s own infrastructure, or a server owned by the client company or a further third-party provider of theirs.

Klio Softronic S.N.C. acts as data processor for the Athena platform, but has no visibility into or control over the destination FTP servers chosen by individual client companies, nor over the retention policies they apply to data transferred there. For information on the processing of data exported to your company's FTP server, please contact your employer/company directly.

FTP credentials are provided to the app when the configuration is downloaded and are used exclusively to establish the FTP/FTPS connection with the server indicated by the client company.

9. Data Not Collected

The app does not collect and does not transmit the following data:

Advertising identifiers;
Geolocation data;
Photos, videos or audio recordings (the camera is used only for real-time barcode recognition, see section 5);
Contacts, microphone, or other device sensors not needed for scanning;
Biometric data;
Browsing or behavioural data for advertising purposes;
Payment data (the app has no in-app purchases).

10. Retention and Deletion

Local data (token, catalogue, collection entries not yet exported): kept on the device until exported/cleared (manually or automatically), or until the app is uninstalled.
Data on the Athena server (device credentials, hardware identifier, station/terminal code): retained for the duration of the device's licence; access logs (IP, outcome, user agent) are automatically deleted after 3 months.
Data exported via FTP: retention is the responsibility of the client company that owns the destination server (see section 8).

To request deletion or modification of data held on the Athena server, contact info@klio.it.

11. Security

Security measures in place include:

HTTPS/TLS for all communications between the app and the Athena server;
No password storage on the device;
Opaque session tokens, with only a hash stored server-side (never the cleartext value) and automatic expiry;
Immediate token revocation when a device is suspended or deactivated from the management panel;
Login attempt throttling (rate limiting) per account and per IP address, for both the app and the management panel;
No camera image ever saved or transmitted in any form.

If you suspect that your credentials have been compromised or your device has been lost, contact your reseller or info@klio.it immediately.

12. User Rights (GDPR)

Right	Description
Access (Art. 15)	Obtain a copy of personal data processed by Klio Softronic S.N.C.
Rectification (Art. 16)	Correct inaccurate or incomplete data.
Erasure (Art. 17)	Request deletion of personal data. For local data: uninstall the app. For data on the Athena server: contact info@klio.it. For data exported via FTP: contact your company.
Restriction (Art. 18)	Restrict processing in certain circumstances.
Portability (Art. 20)	Receive data in a structured, machine-readable format.
Objection (Art. 21)	Object to processing based on legitimate interest.
Withdraw consent (Art. 7)	Withdraw consent at any time, without affecting the lawfulness of prior processing.
Complaint (Art. 77)	Lodge a complaint with the competent supervisory authority (in Italy: Garante Privacy).

To exercise your rights regarding data processed by Klio Softronic S.N.C.: info@klio.it. Response within 30 days of receipt of the request. For data exported to your company's FTP server, please contact that company directly, as controller of that processing.

13. Minors

Athena is a professional application intended exclusively for adult business operators acting within their employment. The app is not directed at persons under 18 years of age. The Data Controller does not knowingly collect data from minors.

14. Changes to This Policy

Klio Softronic S.N.C. reserves the right to update this policy at any time. Changes will be published on this page with an updated effective date. Material changes will be communicated through the management panel or the app.

15. Contact

Klio Softronic S.N.C.
Contact: Raffaele Bruzzese
Email: info@klio.it

Applicable law: Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) and Italian Legislative Decree 196/2003.